Nach verschiedenen Erfahrungen beim Aufbau eines CAFM Systems wurde eine sinnvolle und vollständige Anlagen- und Gebäudestruktur in Rohfassung erarbeitet, die als eineindeutige Datenstruktur zum einen bruchlos in ein CAFM System importiert werden kann und andererseits auch in der Übergangszeit bei der ersten Datenbeschaffung zur Organisation von Wartung und Bauunterhalt erste Hilfestellung leisten kann. Darin enthalten ist eine Systematik zur Gliederung der Gebäude, Ihrer Gebäudeteile und der unterschiedlichen Flächen und zur sinnvollen Zuordnung technischer Anlagen mit Aufgliederung nach Gewerken, den Bezeichnungen nach der Din 276 und normierten Anlagenbezeichnungen.

Der Gebäudestrukturvorschlag wird dabei an bestehende Gebäudestammdaten angepaßt und ist gegebenenfalls so zu erweitern, dass nach vollständiger Anwendung jeder Ort in einem Gebäude nach Bau- oder Gebäudeteil (An- oder Erweiterungsbau) Stockwerk und ggf. Himmelsrichtung adressierbar ist.

In die vollständige Struktur werden nun die Daten in der vorhandenen Detaillierung aus Listen, alten Wartungsprotokollen oder auch nur aus grober Schätzung der Gebäudeverantwortlichen übernommen.

Für jede anstehende Wartung einer Anlagengruppe oder eines Gewerks würde im Rahmen einer Beratung durch die IB Dr. H. Baedeker GmbH eine Arbeitskarte mit den bestehenden Stammdaten erstellt und auch zur Mitteilung des Wartungs- oder Prüfergebnisses durch die Wartungsfirma verwendet. Korrekturen und Erweiterungen werden nach Abschluß der Wartung wieder in die gesamte Anlagenstammdatendatei rückübernommen.

Die Arbeit der Wartungsfirmen wird neben der eigentlichen Aufgabe jedoch gleichzeitig zu einer Verbesserung der Datenbasis dienen, so dass die Schärfe des Verfahrens sofort ansteigen wird. Sobald die Daten in der für eine Systemeinführung notwendigen Tiefe vorliegen, würde die Verwaltung bei Ausschreibung eines Software und Einführung eines Systems unterstützt.