Kommunen betreiben in ihren Liegenschaften eine Vielzahl von Anlagen und technischen Komponenten. Fast alle müssen regelmäßig gewartet werden, viele unterliegen zusätzlich einer Sicherheitsüberprüfung nach einschlägigen gesetzlichen Vorgaben. Darüber hinaus bedürfen bestimmte Örtlichkeiten und bauliche Situationen im Rahmen der Betreiberverantwortung einer regelmäßigen Aufmerksamkeit beziehungsweise Beurteilung möglicher Gefährdung.

Viele dieser Aufgaben werden bisher noch weitgehend manuell bzw. auf Zuruf bearbeitet. Es existiert keine konsequente Dokumentation dieser Tätigkeiten zur juristischen Entlastung, rein technische Aufgaben sind bisher ungenügend systematisiert, so fehlt es bisher zum Beispiel auch an einem vollständigen Anlagenkataster.

Regelmäßig sind Anlagengruppen differenziert nach Gewerk zur Ausschreibung zu bringen. Ohne ein fortlaufend aktualisiertes, vollständiges Anlagenkataster ist auch diese Aufgabe kaum rationell und mit einem befriedigenden Ergebnis durchzuführen. Zudem müssen laufende Wartungen überwacht werden, ein aktueller Überblick über geplante Wartungsaktivitäten ist oft nicht vorhanden. Die nach Wartungen und Sicherheitsüberprüfungen aufgetretenen Mängel werden meist manuell nachbeauftragt.